هزینه، بهای تمام شده کالای فروش رفته و یا خدمات انجام شده به منظور کسب درآمد است. به عبارت دیگر، هزینه شامل مخارجی است که برای کسب درآمد، پرداخت یا واقع شده است. حقوق کارکنان، هزینه سوخت و روشنایی و هزینه تلفن.
عنوان هر حساب هزینه، باید مفهوم آن حساب را بیان کند، مثلاً هزینه اجاره، هزینه حقوق و هزینه بیمه.
از آنجایی که هزینه موجب کاهش سرمایه میگردد، نحوه ثبت افزایش و کاهش آن عکس حساب سرمایه است. یعنی زمانی که هزینه افزایش پیدا میکند، حساب هزینه بدهکار میشود.
هزینه (افزایش هزینه عکس افزایش سرمایه) بدهکار
برای تشریح نحوۀ ثبت هزینه به مثالهای زیر توجه نمائید:
شرکت الف در تاریخ 81/09/02 مبلغ 500,000 ریال بابت هزینه برق پرداخت کرد. نحوۀ ثبت آن در دفتر روزنامه به صورت زیر است:
در ثبت فوق چون هزینه افزایش یافته است آن را بدهکار و چون صندوق کاهش یافته آن را بدهکار میکنیم.
زیرا افزایش هزینه عکس افزایش سرمایه است، بنابراین، وقتی که هزینه افزایش پیدا کند آن را بدهکار میکنند.
اگر خدماتی برای مؤسسه انجام شده باشد لیکن وجه آن را پرداخت نکرده باشد، باید هزینه خدمات دریافت شده در دفاتر ثبت شود. برای تشریح این موضوع به مثال زیر توجه نمائید:
شرکت الف در تاریخ 81/09/10 صورتحسابی به مبلغ 810,000 ریال بابت هزینه تعمیر ماشین آلات شرکت دریافت نمود که وجه آن هنوز پرداخت نشده است. نحوه ثبت این رویداد در دفتر روزنامه بصورت زیر است:
ممکن است بخشی از وجه هزینه پرداخت شده و بخشی از آن بعداً پرداخت شود؛ در این حالت باید کل هزینه ثبت شود.
برای تشریح این موضوع به مثال زیر توجه نمائید:
هزینۀ تعمیر یکی از خودروهای شرکت الف 240,000 ریال است. در تاریخ 81/09/15 مبلغ 130,000 ریال آن پرداخت شد و بقیۀ آن هنوز پرداخت نشده است. نحوه ثبت این رویداد در دفتر روزنامۀ شرکت الف به صورت زیر است:
چنانچه قبل از ارائۀ خدمات وجهی از مشتریان دریافت شود، وجه دریافت شده تحت عنوان پیش دریافت درآمد ثبت میشود.
برای مثال، اگر مؤسسۀ صبا بابت خدماتی که قرار است در ماه‌های آینده به مشتریان ارائه دهد مبلغ 28,000 ریال در تاریخ 89/06/04 دریافت کرده باشد، این رویداد به صورت زیر در دفتر روزنامۀ مؤسسۀ صبا ثبت می شود:
همچنین زمانی که وجهی قبل از دریافت کالا یا خدمات پرداخت شود، در دفاتر پرداخت کننده تحت عنوان پیش پرداخت ثبت میشود.
برای مثال، چنانچه مؤسسۀ صبا بابت تعمیر یکی از خودروهای خود مبلغ 84,000 ریال در تاریخ 89/06/20 پرداخت کرده باشد ولی تعمیرات خودرو تا آن تاریخ انجام نشده باشد، این رویداد به صورت زیر در دفتر روزنامۀ مؤسسه صبا ثبت میشود:
برای رستوران ثبت سند وسایل شکستنی در به چه صورت هست؟