سامانه جامع حسابداران

پایگاه اطلاع رسانی جامعه حسابداران

سامانه جامع حسابداران

پایگاه اطلاع رسانی جامعه حسابداران

در اجرای آیین نامه مالی و بمنظور شفاف کردن ونظام بخشیدن به نحوه عملکرد و اعمال نظارت مالی بر تنخواه گردانها و همچنین ایجاد تسهیل در پرداخت هزینه ها ،دستورالعمل زیر تهیه گردیده و از تاریخ ابلاغ لازم الاجرا می باشد.

« دستورالعمل تنخواه گردان پرداخت »

فصل اول : تعاریف و اصطلاحات مرتبط با تنخواه گردان پرداخت:

ماده 1  تنخواه گردان پرداخت:

عبارت است از وجه معینی که از محل وجوه شرکت بر اساس اعتبارات ابلاغی از طرف مدیرامور مالی یا نماینده وی با تایید مدیرعامل یا مقامات مجاز از طرف وی برای انجام برخی هزینه ها در اختیار واحدها یا کارپردازان (ماموران خرید) شرکت یا مأمورانی که مجاز به دریافت تنخواه گردان می باشد قرار می گیرد تا بتدریج که هزینه های مربوطه انجام پذیرد اسناد هزینه را بصورت هفتگی تحویل و مجدداً وجه دریافت دارند .

ماده 2  تنخواه دار:

به واحدها یا ماموران خرید (کارپردازان) مستقر در پروژها که مجاز به دریافت تنخواه گردان می باشند ، اطلاق می شود. واحدهای مجاز با پیشنهاد مدیر امور مالی و تایید مدیرعامل یا قائم مقام وی در شرکت تعیین می گردند.

فصل دوم: تقسیم بندی تنخواه داران:

ماده 3: شرایط اشخاصتنخواه دار:

1از بین مستخدمین رسمی شرکت باشد .

2دارای حداقل مدرک تحصیلی دیپلم متوسطه باشد.

3دارای صلاحیت و توانایی لازم برای انجام وظایف مربوطه باشد.

4حداقل 2 سال تجربه کار مفید در زمینه کارپردازی داشته باشد.

ماده 4 وظایف تنخواه داران:

1اخذ اعتبار لازم جهت انجام هزینه مورد نظر.

2انجام هزینه پس از صدور دستور از سوی مقام مجاز تشخیص و حواله.

3اخذ مستندات مؤید انجام هزینه از قبیل فاکتور خرید، استعلام بها، قبض انبار و...

4گواهی انجام کار یا رسید تحویل کالا از واحد درخواست کننده.

5تهیه و تنظیم سند هزینه و تخصیص و تعیین مرکز هزینه مربوط.

6 تحویل اسناد هزینه به امور مالی بصورت هفتگی.

7پیگیری لازم جهت دریافت یا ترمیم تنخواه.

8ثبت تنخواه دریافتی و اسناد و هزینه در دفتر تنخواه با رعایت ترتیب وقوع عملیات دریافت و پرداخت مطابق روش مندرج دراین دستورالعمل.

9واریز وجوه تنخواه مصرف نشده در پایان سال مالی به حساب جاری تعیین شده از سوی امورمالی.

10  تنظیم صورتجلسه تسویه تنخواه گردان با امور مالی.

11  تهیه صورت مغایرت بانکی برای حساب تنخواه گردان در پایان هر ماه ، پیگیری و رفع اقلام باز احتمالی و ارسال یک نسخه ازصورت مغایرت در پایان هر ماه به امور مالی.

12  الزام پرداخت هزینه ها صرفاً به وسیله چک در واحدهای مجاز تنخواه دار . (در صورت لزوم مسئولین می توانند همانند سایر اشخاص تنخواه دار بارعایت ضوابط این دستورالعمل از امورمالی تنخواه نقدی دریافت نمایند).

13  خودداری از واریز وجوه غیرمرتبط با تنخواه به حساب بانکی تنخواه گردان.

14  خودداری از پرداخت وجوه غیر مرتبط با تنخواه از حساب بانکی تنخواه گردان( وام.مساعده.علی الحساب.)

ماده 5  دفتر تنخواه گردانتنخواه دار مکلف است عملیات دریافت و واریز تنخو اه گردان ، اصلاحات احتمالی مورد نیاز و همچنین تسویه مانده تنخواه گردان را با توجه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر تنخواه گردان بشرح ذیل ثبت و ضبط نماید:

1 دریافت تنخواه گردان:

در زمان دریافت وجوه بایستی مشخصات چک و سند امور مالی را در دفاتر نوشته و نسبت به ثبت مبلغ دریافتی در ستون دریافت دفتر اقدام شود.

2 پرداخت هزینه:

تنخواه دار پس از پرداخت هزینه و جمع آوری اصل مستندات نسبت به تنظیم سند هزینه اقدام نموده و سپس با تخصیص یک شماره بطور سریال به سند هزینه خود و درج تاریخ نسبت به ثبت جمع مبلغ سند هزینه مزبور در ستون پرداخت دفتر اقدام نماید.

شماره سند هزینه میبایست پنج رقمی و دو رقم اول به شماره پروژه تخصیص یابد

توضیح اینکه عملیات فوق همواره بایستی مورد کنترل قرار گرفته و در صورتی که برخی اسناد مورد قبول امور مالی قرارنگیرد و واخواهی شود ، تنخواه دار باید نسبت به ثبت اصلاحی سند مزبور به میزان مبلغ اسناد واخواهی شده در ستون دریافت دفتر تنخواه گردان اقدام نماید . قابل ذکر است در ستون شرح و روبروی سند اصلاحی باید مشخص شود که مبلغ واخواهی مربوط به کدام سند هزینه بوده است.

ماده 6  تحویل و تحول تنخواه داراندر زمانیکه هر یک از تنخواه داران از ادامه همکاری منصرف شوند و یا بنا به دلایلی افراد دیگری جا یگزین شوند تنخواه دار

بایستی اقدامات ذیل را انجام دهد:

1 تنظیم سند هزینه مانده فاکتورها و مستندات و ارائه آن به امور مالی.

2 واریز مانده وجه نقد نزد تنخواه دار به حساب بانکی مشخص شده از سوی امور مالی.

3 ارائه دفتر تنخواه به واحد مالی جهت بررسی و تنظیم صورتجلسه تسویه تنخواه دار.

4 پس از بررسی دفتر تنخواه گردان توسط امور مالی ، ذیل آخرین عملیات ثبت شده در دفتر خط کشیده شود و پایان عملیات تنخواه دارقبلی مشخص گردد.

5 تنخواه دار جدید موظف است از صفحه بعد و با همان شماره سریال سند هزینه ، ثبت عملیات دریافت و پرداخت را انجام دهد.

قابل ذکر است تعهد دریافت مبالغ تنخواه گردان از هر تنخواه دار به تنخواه دار دیگر قابل انتقال نمی باشد.

ماده 7 تسویه تنخواه گردان در پایان سال:

عملیات سال بعد بلافاصله از صفحه بعد آغاز و شماره سریال اسناد سال جدید مجدداً از شماره 1 شروع میگردد.

فصل سوم : نحوه تخصیصو پرداخت تنخواه گردان

ماده 8 نحوه پرداخت تنخواه به تنخواه داران:

پرداخت به تنخواه داران به دو روش بشرح ذیل انجام می شود:

1تنخواه واحدهای تنخواه دار توسط امور مالی و از طریق واریز به حساب بانکی مفتوح شده از سوی امور مالی پرداخت می شود و یا توسط امور مالی به وسیله چک و در وجه اشخاص مذکور با اخذ رسید دریافت چک پرداخت می شود.

تبصره 1 :تنخواه کارپردازان توسط امور مالی بوسیله چک و در وجه کارپرداز با اخذ رسید دریافت چک پرداخت میگردد.

ماده 9 : میزان و سقف مبلغ تنخواه گردان:

تنخواه گردان دارای سقف معینی است و پرداخت کنندگان تنخواه گردان موظف به رعایت سقف تعیین شده می باشند با توجه به تنوع هزینه هایی که از محل تنخواه گردان انجام میگیرد و تفاوت بین اشخاص تنخواه دار و واحدهای مجاز به دریافت تنخواه سقف تنخواه گردان هر یک به شرح ذیل تعیین می گردد:

1 سقف تنخواه گردان پرداختی به اشخاصتنخواه دار:

در ابتدای هر سال براساس اعتبارات ابلاغی از سوی دفتر مرکزی ، سقف تنخواه گردان اشخاص مجاز به دریافت تنخواه تعیین میگردد.

تبصره: تغییر در سقف تنخواه کارپردازان با دستور و تائید مدیر عامل و یا نماینده وی از سوی مدیر امور مالی اعلام میشود.

2 سقف تنخواه گردان پرداختی به واحدهای تنخواه دار:

تنخواه گردان هزینه های پرسنلی : سقف تنخواه گردان واحد پرداخت کننده حقوق و دستمزد کارکنان در واحد های اجرایی حداکثر به میزان جمع هزینه حقوق و مزایای ماهیانه بر اساس اعتبار تخصیص یافته می باشد.

ماده 10  تضمین تنخواه:

کارپردازان و اشخاص تنخواه دار مکلف به سپردن اجاره اداری به امور مالی ذیربط مبنی بر کسر بدهی تنخواه از مطالبات خود میباشند.

ماده 11 – پرداخت از محل تنخواه گردان:

1امور مالی مکلف است تنخواه مورد نیاز تنخواه داران را برای انجام هزینه به تنخواه داران و با رعایت مقررات این دستورالعمل پرداخت نمایند.

2در مواردیکه برای انجام برخی پرداختها تنخواه گردان در اختیار عامل نبوده و یا کافی نباشد وجه اضافی مورد نیاز براساس مدارک مربوط در اختیار او گذارده خواهد شد.

3کارپردازان فقط مجاز به انجام هزینه از محل تنخواه در اختیار خود هستند و پرداخت هرگونه علی الحساب و پیش پرداخت توسط ایشان ممنوع می باشد.

-4 تنخواه داران مکلفند علی الحسابها و پیش پرداختهای خرید ر ا با رعایت مستقیماً و از طریق چک به فروشندگان کالا یا خدمات پرداخت نمایند.

-5 تنخواه داران ملکفند تنها در صورت وجود نقدینگی کافی نسبت به خرید کالا یا خدمات اقدام نمایند و ایجاد تعهد و خرید نسیه از محل تنخواه ممنوع می باشد.

6واحدهای تنخواه دار مکلفند کلیه قوانین و مقررات و ضوابط مربوط به انجام معاملات را دقیقاً رعایت نمایند.

-7 صدور چک بلامحل توسط افراد مجاز به دریافت تنخواه ممنوع است.

8 پرداخت هر گونه وام یا مساعده توسط افراد مزبور ممنوع است.

ماده 12 – ترتیب تنظیم مدارک خرید کالا یا خدمت:

1اصل درخواست واحد متقاضی.

2دستور مقام مجاز تشخیص دهنده در انجام معاملات مبنی بر موافقت با خرید کالا یا خدمت مورد نظر و ترجیحا با قید برآورد هزینه.

3استعلام بهای تهیه شده در صورت انجام خریدهای درحد معاملات متوسط.

4صورت مقایسه قیمتهای استعلام شده

5اصل فاکتور با صورتحساب فروشنده.

فاکتورهای دریافتی می بایست بدون قلم خوردگی و مشخصاً نام آدرس و شماره تلفن و شماره اقتصادی و شماره ملی فروشنده بر روی آن درج شده باشد و عبارت نقدا دریافت شد یا بصورت نسیه فروخته شد توسط فروشنده با امضا ومهربر روی فاکتور درج شده باشد.

6 رسید دریافت چک در خریدهایی که پرداخت به صورت چک انجام شود .

7 قبض رسید انبار، صورتمجلس تحویل کالا به واحد متقاضی یا گواهی انجام کار توسط واحد متقاضی حسب مورد.

8 روکش سند هزینه مطابق فرم نمونه.

9صورت خلاصه فاکتورهای سند در صورت تعدد فاکتورها.

فصل چهارم : انجام هزینه ها از محل تنخواه گردان:

به منظور یکنواختی در پرداخت هزینه ها توسط تنخواه داران رعایت موارد زیر از سوی تنخواه داران الزامی است.

1 پرداخت از محل تنخواه گردان:

وجوه پرداخت شده از محل تنخواه گردان برای انجام برخی از هزینه، با تایید مدیرعامل یا مقام مجاز از طرف وی انجام می شود.

2سقف مجاز هزینه از محل تنخواه گردان:

پرداخت هزینه ها از محل تنخواه گردان صرفاً در سطح معاملات جزئی (سقف معاملات جزئی در آیین نامه معاملات شرکت تعیین می گردد و به منظور رعایت آن سالانه از طریق امور مالی ابلاغ خواهد شد ) ویا در مواردی که در اعتبارات ابلاغی پیش بینی شده است مجاز می باشد.

تبصره : خرید یک نوع کالا به دفعات از محل تنخواه گردان بدون دستور و اعلام مرکز هزینه و علت تجدید هزینه مجاز نمی باشد.

فصل پنجم : تسویه تنخواه گردان:

تنخواه داران مکلفند هزینه های انجام شده از محل تنخواه گردان دریافتی خود را در دفتر تنخواه گردان ثبت و بشرح زیر به امورمالی ذیربط اعلام نمایند.

1 دوره تسویه اسناد هزینه از محل تنخواه:

هر هفته یک بار اسناد و مدارک هزینه توسط تنخواه دار جمع آوری و پس از تهیه سند هزینه جهت تسویه به امور مالی واحد ذیربط ارائه می شود( درصورتی که از رقم سقف تنخواه در کمتر از یک هفته ، بیش از 70 %مبلغ کل هزینه شده باشد ،تنخواه دار مکلف است نسبت به احیای تنخواه ، اقدام نماید)

2 کنترلهای مالی بر هزینه ها از محل تنخواه:

امور مالی اسناد و مدارک منظم به سند هزینه را بشرح ذیل کنترل می نماید.

-2-1 اقلام هزینه با تأیید مقام مجاز صورت گرفته باشد.

-2-2 سند هزینه دارای اسناد ومدارک مثبته که مؤید انجام هزینه است باشد.

۳-2 آیین نامه معاملات جزئی در خریدهای انجام شده رعایت شده باشد .

۴-۲ سقف مبلغ تنخواه رعایت شده باشد.

۵-۲ تاریخ اقلام هزینه از 15 روز تجاوز نکرده باشد .

۶-۲ کسور قانونی حسب مورد رعایت شده باشد.

۷-۲ اقلام هزینه با نیازمندیها مطابقت داشته باشد .

۸-۲ مستندات مربوط به دریافت کننده سرویس و یا استفاده کننده هزینه موجود باشد .

۹-۲ تخصیص صحیح عوامل هزینه و مراکز هزینه با مدارک هزینه به درستی انجام شده باشد.

3 تأیید قطعی اسناد هزینه از محل تنخواه:

اقلام هزینه پس از تأیید عوامل قطعیت خواهد داشت . در مواردیکه اقلام هزینه بنا به دلایلی به تأیید اشخاص مذکور نرسیده باشد، تا تعیین تکلیف نهایی (حداکثر 5 روز از تاریخ ارائه ) اسناد واخواهی تلقی شده و از ریز سند هزینه کسر خواهد شد . به ترتیب فوق تنخواه دار مکلف است ظرف مدت مذکور نسبت به رفع واخواهی اسناد هزینه قطعی نشده اقدام نماید.

تبصره 1- امضاء تنخواه گردان ،مدیر پروژه ،مدیر عامل ،در ذیل صورت هزینه (به عنوان تایید وصحت هزینه )قبل از ارائه به امور مالی الزامی است .

نظرات  (۰)

هیچ نظری هنوز ثبت نشده است

ارسال نظر

ارسال نظر آزاد است، اما اگر قبلا در بیان ثبت نام کرده اید می توانید ابتدا وارد شوید.
شما میتوانید از این تگهای html استفاده کنید:
<b> یا <strong>، <em> یا <i>، <u>، <strike> یا <s>، <sup>، <sub>، <blockquote>، <code>، <pre>، <hr>، <br>، <p>، <a href="" title="">، <span style="">، <div align="">
تجدید کد امنیتی